把谈好的条件写成单据，买家好付定金、开信用证或申请进口许可证。发货时，同一份信息直接变成商业发票。表单是中文，单据栏目默认英文，也可以切换成中文。
形式发票（Proforma Invoice，简称 PI）是卖方在发货前开出的单据，写明这笔交易的货物、价格和条款。它不是催款单，也不代表销售已经发生。
买家拿它付定金、开信用证、申请进口许可证，或者走内部审批。
| 栏目 | 写什么 | 作用 |
|---|---|---|
| 「Proforma Invoice」字样 | 在顶部写清楚标题 | 免得被当成正式发票入账 |
| 形式发票号和日期 | 你自己的编号，和商业发票分开 | 买家付款时会引用这个号 |
| 卖方和买方 | 公司全称和地址 | 银行和进口主管部门会核对 |
| 货物 | 货物描述、HS 编码、数量、单价 | 后面要和商业发票一致 |
| 贸易术语和指定地点 | 如 FOB 宁波 | 说明价格里含什么 |
| 付款方式 | 如 30% deposit, 70% against copy of B/L（30% 定金，70% 见提单副本付款） | 告诉买家付多少、什么时候付 |
| 银行信息 | 收款人、开户行、账号、SWIFT | 没有这些，定金付不过来 |
| 有效期至 | 这份报价到哪天截止 | 原料或运费变了，你不用一直守着旧价 |
| 交货期 | 如 30 days after deposit（收到定金后 30 天） | 买家好安排订单 |
以上只是一般说明，不构成法律或税务建议。形式发票对双方有没有约束力，要看合同和当地法律。
| 报价单 | 形式发票 | 商业发票 | |
|---|---|---|---|
| 什么时候出 | 谈成之前 | 谈成之后、发货之前 | 发货时 |
| 用途 | 给出报价 | 确认条款、安排付款 | 向买家收款、清关 |
| 银行信息 | 很少写 | 要写 | 常写 |
| 算不算销售 | 不算 | 不算 | 算 |
| 能否用来清关 | 不能 | 很少 | 能 |
一笔出口订单一般有四份单据，形式发票通常排第二：先报价单，再形式发票，发货时出商业发票和装箱单。这四份在这里读同一张表，货物和买家信息不用重打。
从形式发票到发货，价格和数量可能会变。变了就更新表单，让商业发票写的是实际发出的货。
草稿（包括银行信息）存在你的浏览器里，填写过程中，你输入的内容都不会上传。
卖方在发货前发给买方的单据，列明这笔交易的货物、价格和条款。买家用它安排付款、开信用证或办进口许可证。它不是催款单。
要看合同和当地法律。它常被当作报盘，算不上有约束力的发票；但买家接受之后，它可能成为协议的一部分。这点对你这笔生意很重要的话，请咨询律师。
商业货物清关，海关一般要商业发票。有些国家在少数情况下接受形式发票，比如样品或非销售货物。请和货代确认。
报价单在谈成之前给价格。形式发票在买家同意之后开，多了付款要用的内容：付款方式和银行信息。
不用。它不代表销售已经发生，通常不计入收入，也不按它算销售税。入账的是商业发票。
不用。两套编号分开，才不会混。买家想把两份单据对应起来，就在商业发票上注明形式发票号。
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